仕事でも日常生活でもあらゆる場面で重要となるのが、説明するスキルです。
しかし、「伝えたいことをとっさに言葉にできない」「説明しても相手に伝わらない」「会話が噛み合わない」そんな悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。
説明がうまく伝わらないと、誤解が生じたり、大事な機会を逃してしまったりします。シチュエーションによっては、相手に不快な思いをさせてしまうなんてことも…。
そこでこの記事では、誰にでも分かりやすく伝えるための秘訣を紹介します。
コミュニケーションの基本3ステップを押さえる
『超完璧な伝え方』（黄 皓 著、ダイヤモンド社）の著書によると、完璧なコミュニケーションのための基本ステップは以下の3つ。
ステップ1. 思考力
ステップ2. 伝達力
ステップ3. 理解力
ステップ1ではまず「なにを伝えるのか」の前に「なぜ」「なんのために」伝えるのか、話す前に目的を完璧にイメージできるようにしましょう。
そしてステップ2では、自分の考えをなんとなくことばにするのではなく、「相手に伝えることば」にできるかどうかがポイント。言い回しや使う単語はもちろん、相手のテンションや状態を把握したうえで話のスピードや声のトーン、抑揚を変えるなどの工夫も大切です。
最後に重要なのは、相手が発した言葉の「本当の意味」を理解する能力です。言葉通りの意味だけではなく、たとえば独特のいいまわしや、ことばの裏を読むことも必要です。
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ロジカルに伝わる「説明の公式」を活用する
『あなたの話はきちんと伝わっていますか?「頭のいい人」の説明の公式』（総合法令出版）の著者である石田一洋さんは、日常で使いやすい説明の公式「GREAT話法」を紹介しています。
GREAT話法とは「Goal（ゴール）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「After That（その先の未来）」という4つの要素で構成されたもの。
まず明確にGoal＝「聞き手にしてもらいたい行動」を伝え、次にReasonで「行動してもらう理由」を伝え、Exampleでは「どうやって行動するのか」を具体的に示し、最後のAfter Thatでは最初に伝えたGoalを達成することによって、「その先の未来」を伝えて締めくくるわけです。
たとえば、資料のコピーをお願いするときにGREAT話法を使うと、次のようになります。
Goal（ゴール）：「この資料、10部コピーしてくれる？」
Reason（理由）：「14時からの会議でクライアントに配らないといけないんだ」
Example（具体例）：「両面印刷のカラーで、クリップで留めて1部ずつファイルに入れてもらえると助かります」
After That（その先の未来）：「このプレゼンが成功したら、お礼にご馳走するから！」（59ページより）
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会話が伝わる4つのヒントを頭の片隅に
伝わらない・まとまらない会話の2つの特徴は、「話を盛り込みすぎること」と「1文がだらだらと続く」ことなのだそう。そのうえで会話が伝わる・まとまるヒントは以下の4つ。
1. コンパクトに話をまとめる
普段から話をまとめるのが苦手なら。話を「まとめる」＝話を間（ま）で「止める」と考えてみてください。これを意識するだけで、ついダラダラとつなげて話すことが減り相手にも伝わりやすくなるはずです。
2. まず、一番伝えたいことを10秒で話す
もちろん、短く切るだけでなく、話の全体の構成を考えることも必要になります。そんなときの簡単なテクニックが、一番言いたいこと（相手にしてほしいこと）を、一言（10秒以内）にまとめ、先に話すだけ。これをすれば話はグンと伝わりやすくなるのです。
3. 場面別に使い分けることも重要
常に、最初に一番言いたいことを10秒以内で伝えなければならないかというと、そんなことはありません。話はつねにまとめないといけないのかというと、これも違います。
だらだらのらりくらりの会話が必要なときもあります。例えば、雑談や、時間稼ぎの場面です。雑談のときくらい、気を抜いていいのです。
4. ただコンパクトにすればいいわけではない
話す時間が決められているときは、まとめなきゃと意識して、話を短くまとめすぎると、空白の時間ができて困るということもあります。
そんな場面では、途中、これまで通りにだらだらしつつ時間を稼ぎ、最後だけ、話をまとめることをおすすめします
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1日6分の言語化トレーニングで鍛える
説明スキルを向上するために、電通のコピーライター・荒木俊哉さんがおすすめするのは、A4サイズ1枚の「メモ」を秒速で書くというシンプルなトレーニングです。
用意するものは、A4コピー用紙とペン、そしてタイマー。そして自分に自分への「問い」を1つ立てて、その問いに対して頭に思い浮かぶことを書いていきます。
かける時間は1枚につき2分。これを1日3枚やること。合計で6分、これを毎日の習慣にする、というのが言語化トレーニングです。
2分と設定しているのは、忙しい人でも取り組みやすいことはもちろんですが、急な質問をされたときや締切が迫っているときなどでも「パッと」的確な言葉が出てくるための訓練になるから。
頭の中の「曖昧なイメージ」を次々と「明確な言葉」に変えていく。こうして普段から頭の中の「明確な言葉」を増やし、「言葉の解像度」を高めていくことで、いざ必要なときに必要な言葉が出てくるようになるのだそうです。
日頃からこれらのポイントを意識することで、うまく説明するためのコツが掴めてくるはず！ ぜひ試してみてください。
